اکانت Payroll کانادا

اکانت Payroll کانادا، یک حساب کاربری برای محاسبه و پرداخت حقوق کارکنان همراه با کسر مالیات‌ها و حق‌بیمه‌های قانونی است. اداره درآمد کانادا (CRA) همه کارفرمایان را ملزم می‌کند که در صورت داشتن کارمند، حساب Payroll باز کرده و کسورات قانونی (مالیات، بیمه و بازنشستگی) را از حقوق کارکنان کسر و به دولت پرداخت کنند​.

رعایت مقررات Payroll اهمیت زیادی دارد، زیرا عدم کسر یا عدم پرداخت به‌موقع این مبالغ می‌تواند موجب جریمه‌های سنگین شود.​ همچنین، اجرای صحیح Payroll باعث می‌شود حقوق کارکنان به‌موقع و صحیح پرداخت شود و مزایای قانونی آنان (مانند سابقه بازنشستگی و حق بیمه بیکاری) محفوظ بماند.

به طور خلاصه، هر فردی که قصد خرید بیزنس یا خرید فرانچایز در کانادا را دارد، باید نسبت به افتتاح اکانت Payroll کانادا اقدام کند تا از ایجاد مشکلات مالی و حقوقی برای او در آینده، جلوگیری شود.

در ادامه این مطلب، هر چیزی که لازم است در مورد اکانت Payroll کانادا بدانید را شرح داده‌ایم. با ما همراه باشید.

ثبت‌نام در آژانس درآمد کانادا (CRA)

ثبت‌نام در آژانس درآمد کانادا، شامل دریافت بیزنس نامبر (Business Number) و افتتاح حساب Payroll می‌شود.

دریافت بیزنس نامبر

اولین گام برای راه‌اندازی Payroll، ثبت‌نام کسب‌وکار در ثبت‌نام در آژانس درآمد کانادا و دریافت بیزنس نامبر (Business Number) است. بیزنس نامبر، یک شماره ۹ رقمی یکتا است که برای شناسایی کسب‌وکار شما در اداره مالیات کانادا استفاده می‌شود.

حساب Payroll شما زیرمجموعه‌ای از بیزنس نامبر خواهد بود که شامل یک کد دو حرفی RP، یک شماره چهار رقمی و کد نه رقمی بیزنس نامبر می‌شود. (مثلاً: 123456789 RP 0001)​

اگر از قبل، بیزنس نامبر دریافت کرده‌اید، کافیست یک حساب Payroll به آن اضافه کنید؛ در غیر این صورت باید برای هردو آن‌ها، به طور همزمان ثبت‌نام کنید.

ثبت‌نام حساب Payroll کانادا

برای ثبت‌نام حساب Payroll؛ می‌توانید از روش‌های زیر اقدام کنید:

هنگام ثبت‌نام، اطلاعاتی نظیر نوع کسب‌وکار، آدرس و تاریخ اولین پرداخت حقوق را باید ارائه دهید. پس از تکمیل ثبت‌نام، آژانس درآمد کانادا یک نامه تأییدیه برای شما ارسال می‌کند که شامل بیزنس نامبر، شماره حساب Payroll و جزئیات مرتبط به آن است.​

پس از دریافت این شماره‌ها و فعال شدن حساب Payroll، شما رسماً ثبت‌نام شده‌اید و می‌توانید پرداخت حقوق به کارکنان را آغاز کرده و کسورات لازم را محاسبه کنید.

ثبت‌نام در سازمان درآمد کبک در صورت فعالیت در استان کبک

اگر کسب‌وکار شما در استان کبک (Québec) است یا کارکنانی دارید که در کبک کار می‌کنند، علاوه بر آژانس درآمد کانادا، باید در سازمان درآمد کبک (Revenu Québec) نیز ثبت‌نام کنید​.

دولت کبک سیستم مالیاتی و بازنشستگی استانی خود را دارد، بنابراین کارفرمایان فعال در کبک، ملزم به کسر مالیات استانی و کسورات قانونی از حقوق کارکنان و پرداخت آن‌ها به سازمان درآمد کبک هستند​.

در هنگام ثبت‌نام در سازمان درآمد کبک، باید بیزنس نامبر خود را نیز ارائه دهید​.

ثبت‌نام در سازمان درآمد کبک، باعث می‌شود یک شماره شناسایی (شماره شناسایی کارفرما در کبک) به شما اختصاص یابد​.

نحوه ثبت‌نام در سازمان درآمد کبک

شما می‌توانید این ثبت‌نام را به دو روش انجام دهید:

​پس از ثبت‌نام، سازمان درآمد کبک تأییدیه‌ای شامل شماره شناسایی کسورات، برای شما صادر می‌کند​. ثبت‌نام در آژانس درآمد کانادا و سازمان درآمد کبک، تضمین می‌کند که هم تعهدات مالیاتی فدرال و هم استانی خود را به درستی انجام می‌دهید.

نحوه محاسبه و پرداخت حقوق کارکنان در اکانت Payroll کانادا

راه‌اندازی صحیح اکانت Payroll کانادا، مستلزم آن است که در هر دوره پرداخت (مثلاً هفتگی، دوهفتگی یا ماهانه)، مراحلی برای محاسبه حقوق و انجام کسورات طی شود. در ادامه به‌صورت گام‌به‌گام نحوه محاسبه حقوق ناخالص، کسورات و پرداخت خالص به کارکنان را توضیح می‌دهیم:

الف) محاسبه حقوق ناخالص (Gross Pay)

ابتدا باید حقوق ناخالص هر کارمند در دوره موردنظر تعیین شود:

برای کارکنان ساعتی، این به معنای ثبت مجموع ساعات کارکرد و اضافه کاری آن‌ها در آن دوره و ضرب کردن در نرخ دستمزد ساعتی‌شان است​.

برای کارکنان حقوق‌بگیر (ماهانه یا سالانه)، حقوق ناخالص دوره معمولاً بر اساس تقسیم حقوق سالانه به تعداد دوره‌های پرداخت در سال تعیین می‌شود. همچنین هرگونه مزایا یا پاداش نقدی قابل پرداخت در آن دوره (مثلاً پاداش یا پورسانت) باید به حقوق ناخالص اضافه شود.

ب) کسر کسورات قانونی و اختیاری

پس از تعیین حقوق ناخالص، باید کسورات از آن اعمال شود تا حقوق خالص به‌دست آید. ابتدا کسورات اختیاری را حذف کنید و سپس به سراغ کسورات قانونی (Statutory Deductions) مانند مالیات، حق بیمه و مبلغ مربوط به بازنشستگی در کانادا که در بخش قبلی توضیح دادیم، بروید.

پس از کسورات قانونی، نوبت به کسورات پس از مالیات می‌رسد. این کسورات شامل اقساط وام‌های شرکتی، حق عضویت در اتحادیه، کمک‌های خیریه یا حکم برداشت از درآمد (گارنیشمنت) دادگاه است.

نهایتاً حاصل این محاسبات، حقوق خالص قابل پرداخت به کارمند خواهد بود.

ج) پرداخت حقوق خالص و ارائه فیش حقوقی

پس از انجام مراحل بالا، مبلغ حقوق خالص (Net Pay) هر کارمند را مشخص کرده و آن را در تاریخ مقرر پرداخت کنید. برای پرداخت حقوق در کانادا، می‌توان از روش‌های پرداخت مختلفی مانند صدور چک، پرداخت نقدی (در برخی مشاغل) یا انتقال مستقیم بانکی (Direct Deposit)، استفاده کرد.

امروزه بسیاری از کارفرمایان پرداخت از طریق واریز مستقیم به حساب بانکی کارکنان را انتخاب می‌کنند، زیرا هم برای طرفین راحت‌تر است و هم هزینه‌های چاپ چک و پست را ندارد​.

به همراه هر پرداخت حقوق، کارفرما موظف است فیش حقوقی یا یک خلاصه پرداخت به کارمند ارائه کند که جزئیات محاسبات را نشان دهد​.

این فیش باید شامل دوره پرداخت، تعداد ساعات کار ، حقوق ناخالص، کسورات و حقوق خالص باشد. اکثر استان‌ها الزام کرده‌اند که فیش حقوقی به صورت کتبی یا الکترونیکی در اختیار کارمند قرار گیرد​.

نحوه گزارش‌دهی حقوق و مالیات‌ها به دولت در اکانت Payroll کانادا

علاوه بر پرداخت منظم حقوق و کسورات در سال جاری، کارفرما موظف به گزارش‌دهی سالانه و دوره‌ای اطلاعات در اکانت Payroll کانادا به ادارات مربوطه است.

مهم‌ترین تکالیف گزارش‌دهی شامل تهیه و ارسال فرم‌های T4 و T4A در پایان سال مالی و همچنین صدور گواهی سابقه اشتغال (Record of Employment – ROE) در زمان قطع همکاری کارمندان است.

فرم T4 (گزارش حقوق و مزایا)

فرم T4 خلاصه‌ای از کل حقوق و مزایای مشمول مالیات پرداخت‌شده به هر کارمند در طول سال به همراه مجموع مالیات، حق بیمه اشتغال و حق بازنشستگی کسرشده از وی می‌شود. هر کارفرما باید برای هر فردی که در سال برایش حقوق یا مزایای مشمول مالیات پرداخت کرده است، یک فرم T4 تکمیل کند.

تکمیل فرم T4 معمولاً در پایان سال انجام می‌شود و مهلت قانونی ارسال T4ها تا آخر فوریه سال بعد است.​ برای مثال، فرم‌های T4 درآمد سال 2024، باید حداکثر تا 29 فوریه 2025 صادر و ارسال شوند.

شما باید دو نسخه از فرم T4 را به دست کارمند برسانید و نسخه‌ای را نزد خود بایگانی و تمامی فرم‌های T4 را به آژانس درآمد کانادا ارسال کنید.

فرم T4 مربوط به گزارش پرداخت حقوق و مزایا

فرم T4A (گزارش پرداخت‌های دیگر)

فرم T4A برای گزارش پرداخت‌هایی به غیر از حقوق معمول کارکنان استفاده می‌شود. اگر شما به کسی که کارمند رسمی شما نیست، پرداختی داشته‌اید که مشمول گزارش مالیاتی است، باید از فرم T4A استفاده کنید.

موارد متداول شامل پرداخت حق‌الزحمه به پیمانکار مستقل یا پورسانت‌بگیران، پرداخت کارمزد به مشاوران، پرداخت بورسیه تحصیلی یا کمک‌هزینه آموزشی، حق‌العمل یا کارمزدهای خدماتی و همچنین پرداخت مستمری یا مزایای بازنشستگی می‌شود.

مهلت ارسال فرم‌های T4A نیز مشابه T4 تا پایان فوریه سال بعد است و باید یک نسخه در اختیار دریافت‌کننده پرداخت (فرد یا شرکت) قرار گیرد و یک نسخه به آژانس درآمد کانادا ارسال شود​.

فرم T4A مربوط به گزارش پرداخت مواردی غیر از حقوق معمول کارکنان

گواهی سابقه اشتغال (ROE)

گواهی سابقه اشتغال، سندی است که هنگام قطع درآمد کارمند از یک کارفرما صادر می‌شود و برای درخواست مزایای بیمه بیکاری (EI) توسط کارمند به کار می‌رود.

هر زمان که یک کارمند شرکت را ترک کند، یا برای ۷ روز متوالی یا بیشتر هیچ دریافتی از شما نداشته باشد (به‌جز در مواردی مانند مرخصی، تعطیلات یا …)، شما باید گواهی سابقه اشتغال برای او صادر کنید.

این گواهی، شامل استعفا، اخراج، اتمام قرارداد، بازنشستگی، شروع مرخصی زایمان یا بیماری طولانی‌مدت می‌شود. گواهی سابقه اشتغال حاوی اطلاعاتی نظیر آخرین روز کار، مجموع ساعات و درآمد بیمه‌پذیر در آخرین دوره‌های کاری و دلیل ترک کار است.

اگر از سامانه‌های الکترونیکی استفاده می‌کنید، باید این گواهی را به صورت آنلاین از طریق حساب کارفرمایان (Service Canada) ارسال کنید.

مهلت قانونی صدور گواهی سابقه اشتغال، معمولاً حداکثر ۵ روز تقویمی پس از پایان دوره پرداختی است که در آن قطع همکاری رخ داده است​. اگر دوره پرداخت شما ماهانه یا چهار هفته‌ای باشد، قانوناً نهایتاً ۱۵ روز پس از تاریخ آخرین روز کار هم قابل قبول است، اما نباید دیرتر شود.

گواهی سابقه اشتغال برای اکانت Payroll کانادا

قوانین مالیاتی مربوط به اکانت Payroll کانادا

به طور کلی چهار مورد مالیات بر درآمد، حق‌بیمه و سهم بازنشستگی، کسورات قانونی اصلی در سراسر کانادا هستند که در ادامه به شرح هریک می‌پردازیم.

​شما باید این مبالغ را از حقوق ناخالص کارمند کسر کرده و در مهلت مقرر به دولت بپردازید. عدم محاسبه صحیح هر یک از این موارد می‌تواند به بدهی مالیاتی و جریمه منجر شود. به همین دلیل توصیه می‌شود از جدول‌ها و ابزارهای محاسباتی رسمی آژانس درآمد کانادا برای محاسبه دقیق استفاده کنید.

مالیات بر درآمد (Income Tax)

مالیات در کانادا، شامل مالیات فدرال و همچنین مالیات استانی مربوط به استان محل کار کارمند می‌شود. نرخ‌های مالیات استانی متفاوت است، بنابراین این مبلغ باید بر اساس جداول مالیاتی استان یا منطقه محل اشتغال کارمند باشد.

کارمندانتان در ابتدای استخدام فرم‌های مالیاتی Personal Tax Credits (فرم‌های TD1 فدرال و استانی) را پر می‌کنند که به شما کمک می‌کند تا میزان معافیت‌ها و در نتیجه مبلغ مالیات کسر‌شونده را تعیین کنید. شما باید در هر دوره پرداخت، مالیات را طبق نرخ‌های جاری محاسبه و از حقوق ناخالص آن‌ها کسر کنید.

حق‌بیمه اشتغال (Employment Insurance یا EI)

حق‌بیمه اشتغال، مبلغی که برای بیمه بیکاری از حقوق کارمند کسر می‌شود. مبلغ این حق‌بیمه، هر سال توسط دولت تعیین می‌شود.

در سال 2024، نرخ کسر حق‌بیمه اشتغال برای کارکنان خارج از کبک، حدود 1.66٪ تا سقف درآمد سالانه معین بود. همچنین کارفرما موظف است 1/4 مبلغ کسر‌شده از کارمند را به عنوان سهم کارفرما پرداخت کند​.

در استان کبک نیز به دلیل وجود برنامه بیمه والدین کبک، نرخ حق‌بیمه اشتغال، کمی کمتر است. در سال 2024 حدود 1.32٪ برای کارکنان و کارفرما همان ضریب ۱/۴ را باید بپردازد.

حق‌بازنشستگی (Canada Pension Plan/Quebec Pension Plan)

حق‌بازنشستگی، درصدی از درآمد ناخالص کارمند است که بابت حقوق بازنشستگی او در آینده کسر می‌شود. در سال 2024، این مبلغ برابر با 5.95٪ از حقوق کارمند بود​ه است.

تمامی کارفرمایان خارج از کبک، باید مبلغ طرح بازنشستگی کانادا (CPP) را از حقوق کارکنان خود کسر کرده و معادل همان مبلغ را خودشان واریز کنند​.

در استان کبک، به جای طرح بازنشستگی کانادا، این مبلغ باید برای برنامه بازنشستگی کبک (QPP) با نرخی مشابه 6%، پرداخت شود.

توجه داشته باشید که معمولاً برای درآمدهای پایین (زیر آستانه معافیت پایه)، کسر حق بازنشستگی اعمال نمی‌شود و پس از رسیدن درآمد سالانه کارمند به حداکثر سهم بازنشستگی، دیگر در آن سال کسر ادامه نخواهد داشت.

کارفرما مسئول است اطمینان پیدا کند که کسورات حق بازنشستگی، فقط برای کارکنان واجد شرایط (۱۸ سال به بالا و زیر ۷۰ سال که مستمری بازنشستگی دریافت نمی‌کنند) اعمال شود.

علاوه بر موارد بالا، ممکن است استان‌ها، مالیات‌ یا حق‌بیمه‌های دیگری وضع کنند. برای مثال در استان‌هایی مانند انتاریو، کارفرمایان مشمول پرداخت مالیات سلامت کارکنان (EHT) هستند​.

افتتاح حساب بانکی مخصوص اکانت Payroll کانادا

یکی از اقدامات توصیه‌شده برای مدیریت مالی حساب Payroll این است که یک حساب بانکی جداگانه برای پرداخت حقوق و کسورات افتتاح کنید. اگرچه این کار الزام قانونی مستقیم ندارد، اما آژانس درآمد کانادا و سازمان درآمد کبک تأکید می‌کنند مبالغی که به عنوان کسورات از حقوق کارکنان برداشت می‌کنید اموال دولت بوده و باید تا زمان واریز، به امانت نگه‌داری شوند​.

از این رو، به‌شدت توصیه می‌شود تمامی وجوهی که بابت مالیات و کسورات از حقوق کارکنان کسر می‌کنید را در یک حساب جداگانه نگهداری کنید​.

نرم‌افزارهای پیشنهادی برای مدیریت اکانت Payroll کانادا

مدیریت دستی اکانت Payroll کانادا، به ویژه با افزایش تعداد کارکنان، می‌تواند پیچیده و مستعد خطا باشد. استفاده از یک نرم‌افزار قابل اعتماد می‌تواند ریسک اشتباهات انسانی را کاهش داده و اطمینان حاصل کند که کسب‌وکار شما همیشه مطابق قوانین پیش می‌رود​.

خوشبختانه انواع نرم‌افزارها و سرویس‌های Payroll طراحی شده‌اند که به کسب‌وکارها در انجام محاسبات، ردیابی سوابق و انجام تکالیف قانونی کمک می‌کنند.

این نرم‌افزارها، امکاناتی مانند محاسبه خودکار مالیات و کسورات بر اساس آخرین قوانین، صدور فیش حقوقی، واریز مستقیم حقوق به حساب کارکنان، تهیه گزارش‌های سالانه (مانند تکمیل فرم‌های T4 و T4A) و یادآوری مهلت‌های واریز را فراهم می‌کنند.

برخی از نرم‌افزارها و سرویس‌های Payroll معروف در کانادا عبارت‌اند از:

عواقب قانونی عدم رعایت قوانین اکانت Payroll کانادا

عدم پایبندی به قوانین اکانت Payroll کانادا، می‌تواند پیامدهای مالی و حقوقی جدی برای کارفرمایان در پی داشته باشد. درواقع، اگر کارفرما از حقوق کارکنان مالیات و کسورات قانونی را کسر نکرده و به آژانس درآمد کانادا پرداخت نکند، می‌تواند جریمه مالی قابل توجهی وضع کند.

برای اولین تخلف‌، معمولاً ۱۰٪ مبلغی که باید کسر و واریز می‌شده به عنوان جریمه تعیین می‌شود​. اگر این تخلف بیش از یک‌بار در یک سال انجام شود و به خصوص اگر عمدی یا ناشی از سهل‌انگاری فاحش باشد، جریمه می‌تواند به ۲۰٪ مبلغ کسورات، افزایش یابد​.

مسئولیت شخصی کارفرما و مدیران

مبالغی که از حقوق کارکنان کسر می‌کنید، به‌صورت امانت نزد شما می‌ماند. اگر این مبالغ را واریز نکنید، سازمان درآمد کانادا می‌تواند آن را از شما مطالبه کند، حتی اگر کسب‌وکار شما دچار مشکل مالی شود.

قانون تصریح می‌کند اگر شرکت به هر دلیل نتواند مالیات‌های کسر شده را بپردازد، مدیران در دوران مربوطه می‌توانند بابت کل آن مبالغ (همراه جریمه‌ها و بهره) به طور تضامنی مسئول شناخته شوند​.

بنابراین مدیران باید مطمئن شوند که اکانت Payroll شرکت به درستی عمل می‌کند، چون در غیر این صورت اموال شخصی آن‌ها نیز در معرض مطالبه بدهی قرار می‌گیرد.

اقدامات اجرایی و کیفری

آژانس درآمد کانادا، اختیارات قانونی زیادی برای وصول مطالبات اکانت Payroll دارد. در صورت عدم همکاری کارفرما، این سازمان می‌تواند بدون حکم دادگاه از حساب‌های بانکی شرکت یا کارفرما وجه برداشت کند.

همچنین این امکان وجود دارد که اموال منقول و غیرمنقول شرکت را توقیف و به فروش برساند تا بدهی مالیاتی تصفیه شود​.

علاوه بر اقدامات مدنی برای وصول بدهی، در موارد تخلف شدید (مانند تقلب مالیاتی عمدی در Payroll)، ممکن است اقدام کیفری نیز صورت گیرد. طبق قانون مالیات بر درآمد و قوانین حق اشتغال و بازنشستگی، اگر کارفرما عمداً از کسر یا پرداخت خودداری کند یا گزارش جعلی ارائه دهد، می‌تواند تحت پیگرد قضایی قرار گیرد.

مجازات کیفری در صورت محکومیت می‌تواند شامل جریمه نقدی از ۱٬۰۰۰ تا ۲۵٬۰۰۰ دلار و حتی حبس تا ۱۲ ماه باشد​.

اکانت Payroll کانادا، اقدامی مهم برای راه‌اندازی کسب‌وکار در کانادا

فرقی نمی‌کند که کسب‌وکاری در کانادا بخرید یا از صفر آن را راه‌اندازی کنید، زیرا در هر صورت برای پرداخت دستمزد کارکنان و پرداخت مالیات و کسورات قانونی، به اکانت Payroll کانادا نیاز دارید. در این مطلب، هر آن چیزی که برای ساخت حساب Payroll کانادا نیاز داشتید را شرح دادیم. با این حال اگر در مورد این حساب و سایر قوانین خرید یا راه‌اندازی بیزنس در کانادا سؤالی دارید، می‌توانید با شماره‌های موجود در سایت تماس بگیرید یا فرم مشاوره زیر را تکمیل کنید.

سؤالات متداول